Coöperatie Cobi Bewind uit Amersfoort is actief in de markt van beschermingsbewind. Dit is een beschermingsmaatregel waarbij vermogen en inkomen van een persoon onder bewind worden gesteld door de kantonrechter. Bestuurder Pascal Koster was tot en met 2011 freelancer, echter besloot in 2012 zelf een eigen kantoor te openen. Hij startte op een zolderkamer van 20m2. Nu telt zijn organisatie meerdere full time medewerkers en is zijn kantoor bijna 8x zo groot. De gehele organisatie werkt efficiënt in de cloud.

Zo was niet de start in 2012. Cobi Bewind begon met ICT in eigen beheer (lokaal) en de dossiers verdwenen fysiek in ordners in Billy kasten van een groot Zweeds meubelbedrijf. Afspraken in de Rechtbank brachten altijd tassen vol mappen met zich mee. Na enige tijd was er geen ruimte meer voor nog meer kasten. Er moest iets veranderen, want het bedrijf groeide.

De volgende stap werd zelf documenten scannen, titels digitaal toevoegen aan deze documenten en vervolgens plaatsen in de juiste mappen in Dropbox. Dit was niet de oplossing. Rond 2014 ontstond bovendien de noodzaak om zelf te investeren in een server. De offertes liepen op tot wel € 15.000,-. Tot een collega wijwerkenonline.nl tipte...

Cobi Bewind maakte de keuze voor onder andere online werkplekken. Dit resulteerde in ontzettend veel voordelen. Na een snelle implementatie was flexibel en overal kunnen werken een feit. Of de medewerkers van Cobi Bewind nu thuis, op kantoor of op de Rechtbank zijn, alle dossiers zijn altijd te raadplegen. De fysieke Billy archiefkasten werden op Marktplaats gezet en snel en handig dossiers doorzoeken werd de nieuwe standaard. De 250 poststukken die dagelijks binnenkomen bij Cobi Bewind worden vandaag de dag in 15 minuten verwerkt en digitaal in de cloud opgeslagen. Dit geldt ook voor e-mails. Voorheen nam dit proces een volle werkdag in beslag. Dit vertaalde zich in het verminderen van 2 full time medewerkers, een extreem forse besparing op een klein team. En de startinvestering in hardware van € 15.000,-? Ook dit was niet meer nodig en Cobi Bewind werd zo een flinke aantasting op het werkkapitaal bespaard.